moet ik rekenen vanaf de factuurdatum of de betaaldatum op de factuur

De vervaldatum is het startpunt, niet de factuurdatum

Je rekent vanaf de datum waarop de factuur betaald moest zijn, niet vanaf de datum waarop je de factuur hebt gestuurd. Die betaaldatum heet de vervaldatum: de dag die op de factuur staat, of de dag die volgt uit de betaaltermijn die je met je klant hebt afgesproken. Pas de dag na die vervaldatum is de factuur officieel te laat, en pas dan mag je gaan rekenen.

Het verschil is in de praktijk vaak twee of vier weken. Staat er "30 dagen na factuurdatum" op je factuur, dan is de vervaldatum niet de factuurdatum zelf, maar dertig dagen later. Reken je toch vanaf de factuurdatum, dan tel je een periode mee waarin je klant nog helemaal niet te laat was — en dat is een periode waarover je geen rente of kosten mag rekenen. Wil je precies weten vanaf welke datum je rente mag berekenen over een onbetaalde factuur, daar staat dit verder uitgewerkt.

Waar dit uit volgt: de betaaltermijn is het aanknopingspunt

Zowel de rente als de incassokosten zijn gekoppeld aan het moment waarop de factuur opeisbaar wordt — het moment waarop je klant had moeten betalen. Voor de wettelijke rente bij een consument bepaalt artikel 6:119 van het Burgerlijk Wetboek Boek 6 dat de rente gaat lopen vanaf het moment dat de betaling te laat is, dus vanaf de dag na de afgesproken of vermelde betaaldatum. Ook de staffel uit het Besluit vergoeding voor buitengerechtelijke incassokosten gaat uit van het bedrag dat openstaat op het moment dat er kosten in rekening worden gebracht, en dat moment ligt per definitie na de vervaldatum. De factuurdatum zelf speelt in geen van beide regelingen een rol; die datum is alleen het startpunt van de betaaltermijn, niet van de berekening. Hoeveel je vervolgens mag rekenen, hangt af van hoeveel incassokosten je in rekening mag brengen volgens die staffel.