de veertiendagenbrief komt retour als onbestelbaar wat nu

Retour betekent: uitgaan van niet-ontvangen, niet van verzendmoment

Als de veertiendagenbrief onbestelbaar retour komt, moet je aannemen dat de aanmaning de klant niet heeft bereikt. Bij B2B-facturen is dat overigens minder kritisch dan het lijkt: artikel 6:96 lid 6 BW schrijft de veertiendagenbrief dwingend voor bij consumenten, niet bij zakelijke klanten. Stuurde je hem toch, uit voorzichtigheid of omdat je contract dat vereist, dan geldt: zonder bewijs dat de brief is aangekomen, kun je niet aantonen dat de termijn is gaan lopen. Retour-onbestelbaar is in feite het tegendeel van dat bewijs.

Praktisch betekent dit dat je opnieuw moet versturen, en wel naar een adres waarvan je redelijkerwijs mag aannemen dat het klopt. Check het adres in de KvK, in eerdere correspondentie of bij de klant zelf. Stuur de brief dan opnieuw, met een nieuwe termijn vanaf de nieuwe verzenddatum — de oude, mislukte poging telt niet mee. Dit sluit aan bij de vraag wat er gebeurt als je veertiendagenbrief niet aan de eisen voldoet: een brief die niet aankomt, heeft hetzelfde effect als een brief die inhoudelijk niet klopt — geen incassokosten zonder geldige aanmaning. Twijfel je of het probleem bij het adres zelf zat, kijk dan ook naar de situatie waarin de factuur naar een verkeerd adres is gestuurd: dezelfde logica over aankomst en bewijs geldt daar.

Wat artikel 6:96 lid 6 BW vereist voor het intreden van kosten

De wet koppelt het mogen berekenen van buitengerechtelijke incassokosten aan het versturen van een aanmaning die de klant daadwerkelijk moet kunnen ontvangen — bij consumenten is dat wettelijk vastgelegd in artikel 6:96 lid 6 BW, bij zakelijke klanten volgt dit uit de algemene regels over ingebrekestelling in Boek 6 BW. Een brief die retour komt als onbestelbaar geeft geen basis om te veronderstellen dat aan die voorwaarde is voldaan. Om onnodige discussie te voorkomen bij een volgende poging, is het verstandig meteen goed te documenteren hoe en wanneer je opnieuw hebt verstuurd; zie daarvoor de uitleg over het bewijzen dat een klant de brief heeft ontvangen.