Wat moet er in een ingebrekestelling staan?

Fatale termijn, opeisbare vordering, en duidelijke som

Een ingebrekestelling moet drie dingen bevatten: een duidelijke aanmaning tot nakoming, een redelijke termijn waarbinnen dat nog kan, en de mededeling dat de schuldenaar na afloop van die termijn in verzuim is. Dat volgt uit artikel 6:82 BW. Zonder die termijn is het geen ingebrekestelling maar een aanmaning — en die twee worden vaak verward, ook al is het verschil tussen een herinnering en een aanmaning al relevant genoeg op zichzelf. De kern is dat de brief de schuldenaar een laatste, expliciete kans geeft om alsnog te betalen voordat de wettelijke gevolgen van verzuim intreden.

Verder moet de vordering zelf helder zijn: het factuurnummer, het bedrag, en de oorspronkelijke vervaldatum horen erin, anders kan de schuldenaar aanvoeren dat hij niet wist wat er precies van hem werd gevraagd. Neem ook op dat na de termijn verzuim intreedt, en dat vanaf dat moment de wettelijke handelsrente gaat lopen en de vergoeding van 40 euro verschuldigd wordt op grond van Richtlijn 2011/7/EU. Dat laatste is precies het moment waarop je klant officieel in verzuim raakt — en dat moment is bepalend voor welke kosten je mag rekenen, dus het verdient een scherpe formulering in plaats van een vage zinsnede als "zo spoedig mogelijk".

Waarom dit zo is: artikel 6:82 BW

Artikel 6:82 lid 1 BW eist een schriftelijke aanmaning met een redelijke termijn voor nakoming; blijft nakoming binnen die termijn uit, dan treedt verzuim in zonder dat er nog een aparte handeling nodig is. Artikel 6:83 BW noemt daarnaast situaties waarin verzuim intreedt zonder ingebrekestelling, zoals een fatale termijn die al in de overeenkomst stond — maar wie zekerheid wil over het moment van verzuim, stuurt de brief toch, juist omdat rente en de vergoeding van 40 euro pas vanaf dat moment verschuldigd zijn volgens Richtlijn 2011/7/EU.