mag ik de aanmaning per email versturen of moet het per post

Een aanmaning per e-mail is in principe geldig

Ja, u mag een aanmaning per e-mail versturen. De wet stelt geen vormvereiste aan een aanmaning of ingebrekestelling — artikel 6:82 van het Burgerlijk Wetboek spreekt over een "schriftelijke aanmaning", en e-mail geldt als schriftelijk. Er is geen wettelijke verplichting om per post te versturen, en een deurwaarder of aangetekende brief is voor deze fase evenmin verplicht. Bepalend is niet het kanaal, maar of de aanmaning uw klant daadwerkelijk heeft bereikt.

En dat laatste is waar het in de praktijk om draait. Bij een e-mail moet u kunnen aantonen dat het bericht is verzonden en, idealiter, ook is aangekomen — bijvoorbeeld met een leesbevestiging, of omdat uw klant er later op reageert. Bij een aangetekende brief levert de post automatisch een verzendbewijs; bij e-mail moet u dat bewijs zelf regelen, want een niet-aangetekende brief levert dat bewijs ook niet vanzelf. Verstuur daarom bij voorkeur zowel per e-mail als per post, of bewaar in elk geval de verzendlogs. Dat bewijs wordt belangrijk zodra u naar de volgende fase gaat: voor de vraag wanneer uw klant officieel in verzuim raakt, telt het moment waarop de aanmaning is ontvangen, niet het moment van versturen. Komt de aanmaning om wat voor reden dan ook niet aan, dan speelt dezelfde bewijsvraag als bij een aanmaning die onbestelbaar retour komt.

Waarom vorm hier geen rol speelt: artikel 6:82 BW

De verzuimregeling in artikel 6:82 van het Burgerlijk Wetboek verbindt aan een aanmaning geen andere eis dan dat deze schriftelijk is en een redelijke termijn voor nakoming stelt. Een e-mail voldoet aan het schriftelijkheidsvereiste. De aanmaning zelf staat aan het begin van het traject dat leidt tot verzuim en, bij handelstransacties, tot de wettelijke handelsrente en de vergoeding van 40 euro uit Richtlijn 2011/7/EU. Omdat de wet niets voorschrijft over de verzendwijze, ligt het risico van niet-aankomen bij de afzender: kunt u niet aantonen dat de aanmaning is verstuurd of ontvangen, dan kan uw klant met succes betwisten dat hij op tijd is aangemaand. Dat bewijsrisico is de praktische reden om, ondanks de juridische vrijheid, toch zorgvuldig te zijn met de verzending — iets wat ook geldt voor de opbouw van een goed werkende betalingsherinnering.