de aanmaning komt terug als onbestelbaar, hoe gaat het traject dan verder

Onbestelbaar retour: verzending telt, ontvangst niet

Een brief die onbestelbaar terugkomt, blokkeert het traject niet automatisch. Voor de veertiendagenbrief en de aanmaning geldt: het gaat om een schriftelijke aanmaning die de schuldenaar bereikt, of in elk geval correct is verstuurd naar het bekende adres. Het risico van een onjuist of verhuisd adres ligt in de regel bij de schuldenaar, niet bij de schuldeiser die netjes naar het adres uit de overeenkomst of het handelsregister heeft gestuurd. Kwam de brief terug omdat het adres in het Handelsregister of de eigen administratie niet meer klopt, dan is dat op zichzelf geen reden om aan te nemen dat de brief niet geldig verstuurd is.

Wat wel verstandig is: leg vast wanneer en naar welk adres de brief is gegaan, en bewaar het bewijs dat hij onbestelbaar retourkwam. Check daarna of er een recenter adres bekend is — bijvoorbeeld uit een nieuwe factuur, een KvK-uittreksel of correspondentie — en verstuur opnieuw als dat adres afwijkt. Dat voorkomt discussie achteraf over of de klant "in verzuim" is, wat weer bepaalt of er incassokosten in rekening gebracht mogen worden. Zie ook wanneer een klant precies in verzuim is — de onbestelbare brief raakt direct aan die vraag, omdat verzuim vaak pas intreedt na een geldige aanmaning met termijn.

Onderbouwing uit artikel 6:96 BW

Artikel 6:96 lid 6 BW eist een aanmaning met een termijn van veertien dagen voordat incassokosten in rekening gebracht mogen worden; de wet stelt geen expliciete eis dat de brief de schuldenaar daadwerkelijk bereikt, maar de hoofdregel uit het verbintenissenrecht is dat een schriftelijke mededeling haar werking heeft zodra zij de geadresseerde bereikt of redelijkerwijs had moeten bereiken. Bij een onbestelbaar retour ligt de bewijslast over de juistheid van het verzendadres bij degene die verstuurt — vandaar het belang van een goede verzendadministratie. Voor de vraag vanaf welke dag de termijn dan loopt, is de berekening van de veertien dagen een logisch vervolgstuk.