mag mijn boekhouder de veertiendagenbrief namens mij sturen

Namens versturen mag, de inhoud moet kloppen

Ja, je boekhouder mag de veertiendagenbrief namens jou versturen. De wet stelt geen eis aan wie de brief fysiek verstuurt of ondertekent — artikel 6:96 BW gaat over de inhoud en het moment van de aanmaning, niet over de afzender. Belangrijk is dat de brief namens de schuldeiser (jouw bedrijf) wordt verstuurd en dat duidelijk is dat jij, en niet de boekhouder zelf, de vordering hebt. Dat kan bijvoorbeeld door de brief op jouw briefpapier te zetten of expliciet te vermelden "namens [bedrijfsnaam]".

Waar je wel op moet letten: de veertiendagenbrief moet aan alle inhoudelijke eisen voldoen, ongeacht wie hem stuurt. Dat betekent een aanmaning tot betaling binnen veertien dagen, met vermelding van de gevolgen als niet tijdig wordt betaald — namelijk dat incassokosten in rekening worden gebracht. Als je boekhouder een sjabloon gebruikt dat deze elementen mist, telt de brief niet, ook al is hij door een professional verstuurd. Check dus of je zeker weet wat een veertiendagenbrief precies moet bevatten en wanneer hij verstuurd moet worden, en laat je boekhouder niet zomaar een oude aanmaning kopiëren. Ook de startdatum van de termijn moet klderrekend blijven: het is verstandig om samen met je boekhouder af te spreken vanaf welke dag de veertien dagen precies lopen, zodat er geen discussie ontstaat over of de kosten terecht in rekening zijn gebracht.

Grond in artikel 6:96 BW

Artikel 6:96 lid 6 BW schrijft voor dat de schuldeiser (dus jij, de ondernemer) pas aanspraak kan maken op vergoeding van buitengerechtelijke incassokosten nadat de schuldenaar een aanmaning heeft gekregen met een termijn van veertien dagen. De wet noemt geen vereiste over wie deze aanmaning feitelijk opstelt of verstuurt — dat mag dus een boekhouder, een administratiekantoor of een ander die namens jou optreedt zijn, zolang de brief zelf voldoet aan de eisen die de wet aan de inhoud stelt.