moet ik verplicht een herinnering sturen voor ik verder ga

Geen wettelijke plicht bij zakelijke klanten

Nee, bij een zakelijke klant staat in de wet geen verplichting om eerst een herinnering te sturen. Artikel 6:96 van Boek 6 van het Burgerlijk Wetboek regelt de vergoeding van incassokosten en de veertiendagenbrief, maar die veertiendagenbrief is alleen verplicht bij een consument, niet bij een bedrijf. Voor een zakelijke debiteur mag je in principe direct een aanmaning of ingebrekestelling sturen, zonder dat daar eerst een vriendelijke herinnering aan voorafging.

Dat betekent niet dat een herinnering nutteloos is. Verzuim ontstaat meestal pas nadat je de klant een redelijke termijn hebt gegeven om alsnog te betalen, en een herinnering is vaak de eenvoudigste manier om die termijn te laten lopen. Zonder ingebrekestelling of een vervallen betalingstermijn die al in de overeenkomst stond, kun je wanneer je klant officieel in verzuim is niet altijd aantonen. Wie sneller wil schakelen, kan dus ook direct een aanmaning sturen; het verschil tussen die twee brieven staat beschreven in het onderscheid tussen een herinnering en een aanmaning. Wie liever wel de gebruikelijke volgorde aanhoudt, vindt de opbouw in hoe je een betalingsherinnering schrijft die werkt.

Wat er wel uit de staffel volgt

De verplichting die er wél is, gaat niet over de herinnering zelf maar over de kosten: artikel 6:96 en het Besluit vergoeding voor buitengerechtelijke incassokosten bepalen dat incassokosten pas mogen worden gerekend als de klant eerst is aangemaand en de betalingstermijn daarvan is verstreken. Bij een consument moet die aanmaning de wettelijke veertiendagenbrief zijn, met vermelding van het bedrag aan incassokosten bij niet-betalen; bij een zakelijke klant geldt die vormvereiste niet, maar moet er nog steeds een aanmaning zijn geweest voordat de staffel uit het besluit mag worden toegepast. Meer overslaan dan dat — dus meteen kosten rekenen zonder enige aanmaning — kan de vraag oproepen of die kosten wel terecht zijn. Wie twijfelt of een stap overgeslagen mag worden, leest verder bij of je een brief mag overslaan in het traject.