mag ik een aanmaning gewoon per mail sturen of moet dat per post

Aanmaning per e-mail mag, mits u kunt bewijzen dat hij is aangekomen

Ja, een aanmaning per e-mail is rechtsgeldig. De wet schrijft voor een aanmaning tussen bedrijven geen vaste vorm voor. Wat telt is dat de schuldenaar de aanmaning heeft ontvangen en dat hij een redelijke termijn krijgt om nog te betalen — dat volgt uit de regels over verzuim in boek 6 van het Burgerlijk Wetboek. Een e-mail voldoet daaraan net zo goed als een brief per post, zolang die twee dingen vaststaan: ontvangst en termijn.

Het risico zit niet in het medium, maar in het bewijs. Bij post heeft u desnoods een verzendbewijs; bij e-mail heeft u alleen een verzendlogboek, en dat bewijst niet dat de e-mail ook is gelezen of niet in spam is geëindigd. Betwist uw klant later dat hij iets heeft ontvangen, dan moet u aantonen dat het bericht is aangekomen — en dat ligt bij e-mail lastiger dan bij een aangetekende brief. Om die reden combineren veel ondernemers e-mail met een brief per post, juist omdat het verzuim op dat moment moet vaststaan voordat er incassokosten of rente bij mogen. Ook relevant: als een aanmaning per post onbestelbaar retour komt, telt die in principe wel als verstuurd — bij e-mail is die vraag lastiger te beantwoorden, omdat een bounce niet altijd zichtbaar is.

Waar dat op steunt: artikel 6:82 BW en de handelsrichtlijn

Artikel 6:82 van het Burgerlijk Wetboek bepaalt dat verzuim intreedt na een aanmaning met een redelijke termijn voor nakoming, zonder eisen te stellen aan de vorm van die aanmaning. Richtlijn 2011/7/EU, die de basis is voor de handelsrente en de vergoeding van 40 euro bij handelstransacties, stelt evenmin een vormvereiste voor de aanmaning zelf — de richtlijn regelt vooral wanneer rente gaat lopen en welk bedrag daarbij hoort, niet hoe de aanmaning moet worden verstuurd. De praktische vraag is dus niet "mag het per mail", maar "kan ik straks bewijzen dat het is aangekomen" — een vraag die ook terugkomt bij het bepalen van welke brief in welke fase van het traject past.