wat moet er allemaal in mijn dossier zitten voor ik het overdraag

Compleet is: verzuim aantoonbaar, en elke stap gedateerd

Compleet betekent hier: een incassobureau of deurwaarder moet zonder jou erbij kunnen zien dat de vordering klopt en dat de klant in verzuim is. Verzuim is het moment waarop de klant écht te laat is in juridische zin — geregeld in de artikelen 6:81 tot en met 6:83 BW. Meestal ontstaat dat door het verstrijken van een termijn die je zelf in een aanmaning hebt gesteld; soms — bijvoorbeeld bij een fatale datum die al in de overeenkomst stond — is er niet eens een aanmaning nodig. Het dossier moet dat aantonen: welke termijn is gesteld, wanneer, en waarom die is verstreken.

Concreet zijn dat de factuur zelf, de onderliggende overeenkomst of opdrachtbevestiging, en de complete briefwisseling met verzenddata: herinnering, aanmaning, eventueel de ingebrekestelling. Daarbij horen de berekening van de handelsrente en — als de vordering daar recht op geeft — de vergoeding van 40 euro uit Richtlijn 2011/7/EU, met de peildata waarop die bedragen zijn vastgesteld. Ontbreekt een verzenddatum of is een brief nooit de deur uit gegaan, dan mist de ontvangende partij precies het scharnierpunt waarop verzuim rust. Wat er exact op stukniveau wordt gevraagd — welk bewijs bij welke stap — staat uitgewerkt in wat moet ik allemaal aanleveren als ik het dossier overdraag aan een incassopartner.

Waarom verzuim en niet alleen te-laat-zijn de kern is

De reden dat dit dossier draait om verzuim, en niet simpelweg om "de klant betaalt niet", is dat incassokosten en rente pas verschuldigd zijn vanaf het moment dat verzuim volgens de artikelen 6:81-6:83 BW is ingetreden — daarvóór is er alleen een te late betaling zonder juridisch gevolg. Een overdracht zonder dat aantoonbare moment laat de ontvangende partij met een gat: ze kan dan niet zomaar verder rekenen of dagvaarden. Heb je meerdere klanten die niet betalen, dan geldt die eis van aantoonbaar verzuim per dossier apart; hoe je dat gebundeld aanlevert, staat bij ik heb meerdere klanten die niet betalen, kan ik die dossiers allemaal samen overdragen.