moet de betaaltermijn van de factuur al verstreken zijn voor de veertiendagenbrief

Verzuim moet er zijn, vervaldatum alleen is niet genoeg

Nee, niet per se de vervaldatum van de factuur, maar wel verzuim. Bij een zakelijke klant treedt verzuim meestal in zonder dat er al een aanmaning is gestuurd: als er een betaaltermijn is afgesproken en die termijn is verstreken, is de klant vanaf de dag daarna in verzuim. De veertiendagenbrief hoort dus bij die situatie: pas als verzuim vaststaat, mag je aankondigen dat er incassokosten bijkomen als er niet binnen veertien dagen wordt betaald.

Let op het verschil tussen twee dingen die vaak worden verward: de vervaldatum van de factuur (de datum die op de factuur staat) en het intreden van verzuim (het juridische moment waarop de klant "te laat" is in de zin van de wet). Bij een zakelijke klant lopen die twee vaak dicht bij elkaar, maar niet altijd — is er geen harde betaaltermijn afgesproken, dan moet er soms eerst een aanmaning met een redelijke termijn de deur uit voordat er van verzuim sprake is. Wanneer je precies mag aanschrijven en welke brief daarbij past, hangt af van de fase waarin het traject al zit; zie welke brief hoort bij welke fase van het traject. En omdat de veertiendagenbrief zelf ook precies gedefinieerd is — wat erin moet staan en wanneer hij verstuurd wordt — is het goed om die basis er even naast te leggen: wat een veertiendagenbrief is en wanneer je hem stuurt.

Waar dit uit volgt: artikel 6:96 BW

Artikel 6:96 lid 6 van het Burgerlijk Wetboek Boek 6 koppelt de vergoeding voor buitengerechtelijke incassokosten aan het moment waarop de schuldenaar in verzuim is: er mag pas een aanmaning met een termijn van veertien dagen worden gestuurd nadat dat verzuim is ingetreden. Wanneer verzuim precies intreedt, volgt uit de algemene regels over verzuim in Boek 6 — bij een afgesproken betaaltermijn is dat in de regel de dag na het verstrijken daarvan, zonder dat er eerst nog een aparte aanmaning nodig is. De hoogte van de kosten die daarna in rekening mogen worden gebracht, staat in het Besluit vergoeding voor buitengerechtelijke incassokosten.