moet ik altijd eerst een herinnering sturen of mag het sneller

Ja, dat mag, want de wet schrijft geen herinnering voor

Ja, je mag de herinnering overslaan en direct een aanmaning sturen. Artikel 6:96 BW koppelt de vergoeding van incassokosten aan het moment dat de schuldenaar in verzuim is en daarna nog een aanmaning krijgt om binnen een redelijke termijn te betalen. Er staat nergens dat daar eerst een vrijblijvende herinnering aan moet voorafgaan. Bij zakelijke klanten is een herinnering dus een keuze, geen wettelijke stap.

Wat wel telt: je moet kunnen aantonen dat je klant is aangemaand en de kans heeft gekregen om alsnog te betalen. Een herinnering kan daarbij praktisch nuttig zijn — hij houdt de relatie soepel en voorkomt onnodige escalatie als het om een kleine vergissing gaat — maar juridisch begint de klok pas te lopen bij de aanmaning of het moment van verzuim. Twijfel je nog in welke fase je precies zit, dan helpt het overzicht over welke brief bij welke fase van het traject past om te bepalen of overslaan hier verstandig is. Het exacte verschil tussen de twee brieven, qua inhoud en qua juridisch gewicht, staat beschreven in het stuk over het verschil tussen een herinnering en een aanmaning.

Waar dit uit volgt: artikel 6:96 BW

Artikel 6:96 lid 2 sub c BW bepaalt dat de kosten van een aanmaning vergoed kunnen worden zodra de schuldenaar, na het intreden van het verzuim, is aangemaand tot betaling binnen een redelijke termijn en niet tijdig heeft betaald. Het Besluit vergoeding voor buitengerechtelijke incassokosten werkt vervolgens de staffel en het minimumbedrag uit die bij die aanmaning gelden, maar regelt niet of er eerst een herinnering moet zijn geweest. Voor de vraag wanneer het verzuim precies intreedt — vaak de eerste voorwaarde voordat de aanmaning effect heeft — is het overzicht over wanneer een klant officieel in verzuim is relevant.