moet het exacte bedrag al vaststaan in de veertiendagenbrief

Het hoofdbedrag moet vaststaan, de incassokosten nog niet

Nee, dat hoeft niet. In de veertiendagenbrief van artikel 6:96 lid 6 BW moet de hoofdsom vaststaan — het bedrag dat de klant nog aan facturen openstaan heeft. Dat bedrag is het uitgangspunt waarop de aanmaning verstuurd wordt, en dat moet klar en concreet zijn: geen schatting, geen bandbreedte. Wat níet op dat moment al hoeft vast te staan, is het bedrag aan incassokosten. De brief mag — en moet feitelijk — het bedrag aan incassokosten noemen dat gaat gelden ná het verstrijken van de termijn, berekend volgens de staffel uit het Besluit vergoeding voor buitengerechtelijke incassokosten. Dat is een voorwaardelijk bedrag: het geldt alleen als er niet op tijd betaald wordt.

Dit onderscheid is meer dan een formaliteit. De wet vraagt om een aankondiging van kosten die gaan ontstaan, niet om een vaststelling van kosten die al ontstaan zijn — die ontstaan namelijk pas als de termijn verstrijkt zonder betaling. Het bedrag dat je noemt is dus een berekening op basis van de hoofdsom zoals die op het moment van versturen vaststaat. Verandert die hoofdsom later, bijvoorbeeld door een parttiele betaling, dan verandert het incassokostenbedrag mee. Wie twijfelt of hij daarvoor een nieuwe brief moet sturen of gewoon door kan met het lopende traject, vindt daar meer over bij verkeerd bedrag in de aanmaning gezet moet ik opnieuw beginnen.

Waar dat uit artikel 6:96 lid 6 BW volgt

Artikel 6:96 lid 6 BW koppelt het recht op incassokosten aan een aanmaning die de klant "een termijn van veertien dagen" geeft om alsnog te betalen, en die vermeldt "de gevolgen van het uitblijven van betaling, waaronder de vergoeding die in overeenstemming met de nadere regels gevorderd zal worden." De formulering "zal worden" maakt expliciet dat het om een aangekondigd, nog niet verschuldigd bedrag gaat. Voor de precieze berekening van dat aangekondigde bedrag verwijst de wet naar de staffel in het Besluit vergoeding voor buitengerechtelijke incassokosten. Wanneer die termijn precies gaat lopen en hoe je de veertien dagen telt, staat beschreven bij vanaf welke dag tel ik de veertien dagen.