moet ik eerst een herinnering sturen of mag ik direct aanmanen

Nee, een herinnering is geen wettelijke verplichting

Nee, u mag direct een aanmaning sturen. De wet schrijft voor zakelijke klanten geen verplichte volgorde van herinnering naar aanmaning voor. Artikel 6:96 BW regelt de vergoeding van buitengerechtelijke incassokosten en, voor consumenten, de veertiendagenbrief — maar over een herinnering aan een zakelijke klant zegt dat artikel niets. U kunt dus meteen met een aanmaning beginnen, zonder dat u eerst een vriendelijke herinnering hoeft te sturen.

Toch is er een praktisch verschil tussen mogen en verstandig doen. Een aanmaning is zakelijker en scherper dan een herinnering: hij stelt vaak al een uiterste datum en kondigt vervolgstappen aan. Bij een klant met wie u een lopende relatie heeft, kan dat de toon meteen op scherp zetten, terwijl een herinnering vaak al voldoende is om een gemiste betaling recht te zetten. Het overslaan van de herinnering versnelt uw dossier, maar kost u ook die tussenstap als signaal dat de relatie nog soepel kan verlopen. Wilt u weten wat het verschil tussen beide brieven precies is, dan vindt u daar de toon- en inhoudsverschillen naast elkaar.

Waar dit op stoelt: artikel 6:96 BW en het Besluit

De basis is dat artikel 6:96 BW en het bijbehorende Besluit vergoeding voor buitengerechtelijke incassokosten alleen regelen wanneer en hoeveel incassokosten in rekening gebracht mogen worden, en welke staffel daarbij geldt. Voor zakelijke klanten (b2b) stelt de wet geen eis dat u eerst een herinnering stuurt voordat u een aanmaning of incassokosten in rekening brengt — dat is anders dan bij consumenten, waar de veertiendagenbrief wél verplicht is voordat er kosten mogen worden berekend. Wat wel relevant blijft, is het moment waarop uw klant officieel in verzuim raakt: pas vanaf dat moment lopen rente en kosten. Twijfelt u daarover, kijk dan naar wanneer uw klant precies in verzuim is. Of u de herinnering overslaat is dus een keuze over aanpak, niet een keuze die de wet voor u afdwingt.