moet ik nog een ingebrekestelling sturen als er al een betaaltermijn is afgesproken

Bij een afgesproken betaaldatum is geen ingebrekestelling nodig

Nee, als er een betaaltermijn is afgesproken, is er geen ingebrekestelling nodig. Dat volgt uit artikel 6:83 sub a BW: als er een fatale termijn is overeengekomen, treedt het verzuim automatisch in zodra die termijn verstrijkt zonder betaling. "Fataal" betekent hier: de datum staat vast, er is geen aparte waarschuwing meer nodig. Stond op de factuur "te betalen binnen 30 dagen" en is dag 30 voorbij zonder betaling, dan is je klant vanaf dag 31 in verzuim. Vanaf dat moment loopt de wettelijke handelsrente en mag je de vergoeding van 40 euro (of de staffel daarboven) in rekening brengen, zonder dat je nog een ingebrekestelling hoeft te sturen.

Een ingebrekestelling is dus alleen verplicht als er geen harde termijn is afgesproken — bijvoorbeeld bij een factuur zonder betaaldatum, of bij "betaling in overleg". Dan moet je de klant eerst schriftelijk een redelijke termijn geven om alsnog te betalen, en pas als die termijn ook verstrijkt, treedt het verzuim in. Twijfel je of jouw afspraak een fatale termijn is of niet, dan is het verstandig om toch een brief te sturen die als ingebrekestelling kan dienen — dat kost weinig en voorkomt discussie achteraf. Wat er precies in zo'n brief moet staan, lees je in wat er in een ingebrekestelling moet staan. En of je in jouw dossier eigenlijk al verder bent dan dit — dat de klant al automatisch in verzuim is zonder dat je het merkte — check je via wanneer is mijn klant officieel in verzuim.

Waar dit uit volgt: artikel 6:83 sub a BW

Artikel 6:83 sub a van het Burgerlijk Wetboek bepaalt dat verzuim zonder ingebrekestelling intreedt wanneer een voor de voldoening bepaalde termijn verstrijkt. Artikel 6:82 BW, dat de ingebrekestelling regelt, is dus de hoofdregel voor gevallen zonder afgesproken termijn — niet voor gevallen mét. Richtlijn 2011/7/EU, verwerkt in de Nederlandse wet, koppelt aan het intreden van verzuim bij handelstransacties automatisch het recht op wettelijke handelsrente en de vergoeding van 40 euro.