welke stukken heb ik nodig om dossier over te dragen aan incassobureau

Een compleet dossier: factuur, brieven, verzendbewijs en de 6:96-termijn

Een incassopartner heeft vier dingen nodig: de factuur zelf, de overeenkomst of opdrachtbevestiging waar de vordering uit voortkomt, alle verstuurde brieven op volgorde, en het bewijs dat die brieven ook echt zijn aangekomen. Zonder dat laatste bewijs kan een incassobureau of deurwaarder niet aantonen dat de veertiendagenbrief van artikel 6:96 BW is gestuurd voordat er kosten in rekening zijn gebracht — en dat is precies het punt waarop een schuldenaar een dossier kan laten stranden. Verzendbewijs is dus niet iets voor de zekerheid, het is een voorwaarde.

Concreet: lever de originele factuur met factuurdatum en -nummer aan, de eventuele algemene voorwaarden die op de vordering van toepassing zijn, en van elke brief zowel de inhoud als de verzenddatum. Heb je per post verzonden, dan is een track & trace-bevestiging of verzendbewijs van de post voldoende; bij e-mail telt een verzendlog of leesbevestiging. Ontbreekt dat bewijs, dan kun je dat aangeven bij overdracht — een incassopartner kan daar in sommige gevallen mee verder, maar de zaak wordt zwakker. Wat er precies aangeleverd moet worden bij een overdracht staat uitgewerkt op de pagina over welk bewijs nodig is bij overdracht, en het praktische verschil tussen overdragen aan een incassobureau of direct aan een deurwaarder staat op de pagina over die keuze na je traject.

Waarom dit uit artikel 6:96 BW volgt

De eis dat een schuldeiser eerst een aanmaning met veertiendagentermijn moet versturen voordat incassokosten verschuldigd zijn, staat in artikel 6:96 lid 6 van het Burgerlijk Wetboek Boek 6. Een incassopartner die de vordering overneemt, moet kunnen aantonen dat aan deze voorwaarde is voldaan; daarom is niet alleen de brief zelf relevant, maar ook het bewijs van verzending en de datum waarop de termijn is gaan lopen. Wie zijn traject stap voor stap heeft gevolgd, kan dat nalopen op de pagina over wanneer een traject compleet genoeg is.