mag ik de veertiendagenbrief sturen voordat de betaaltermijn van de factuur voorbij is

Vervaldatum eerst, dan pas de veertiendagenbrief

Nee, dat mag niet. De veertiendagenbrief van artikel 6:96 lid 6 BW is de aanmaning die de schuldenaar waarschuwt dat incassokosten gaan lopen als hij niet op tijd betaalt. "Op tijat betaalt" veronderstelt een termijn die nog loopt of net is verstreken — de brief kondigt een gevolg aan voor het uitblijven van betaling binnen die termijn. Stuur je hem vóórdat de vervaldatum van de factuur is verstreken, dan waarschuw je voor iets dat nog niet aan de orde is: de klant is dan simpelweg nog niet in verzuim.

In de praktijk betekent dit dat je moet weten wat de vervaldatum van de factuur precies is, en pas na die datum de klok laat lopen. Let op: hoewel dit onderwerp los staat van de vraag vanaf welke dag je telt, hangt de start van de veertien dagen zelf ook aan een vaste regel — zie vanaf welke dag tel ik de veertien dagen voor die berekening zodra de brief eenmaal verstuurd is. Is de vervaldatum nog niet verstreken, dan is er nog geen verzuim en dus geen grond om de kostenwaarschuwing al te versturen.

Wat artikel 6:96 lid 6 BW hierover zegt

De wettekst koppelt het recht op incassokosten aan een aanmaning die wordt verstuurd "nadat de schuldenaar in verzuim is" — verzuim treedt bij een factuur met een vervaldatum in de regel in zodra die datum is verstreken zonder betaling. Vóór dat moment is er geen verzuim, en daarmee ontbreekt de grond waarop de veertiendagenbrief rust. Dit is precies waarom veel geschillen over dit onderwerp niet gaan over de inhoud van de brief, maar over het moment van versturen: een brief die inhoudelijk correct is maar te vroeg is verstuurd, kan alsnog geen basis zijn voor incassokosten. Twijfel je of je in dit traject sneller mag schakelen dan de gangbare volgorde, kijk dan bij moet ik altijd eerst een herinnering sturen of mag het sneller — dat gaat over de volgorde van brieven, niet over het moment binnen één brief, maar de achterliggende logica van verzuim is dezelfde.