mag ik een aanmaning gewoon per e-mail versturen

E-mail volstaat, mits u het versturen kunt aantonen

Ja, een aanmaning per e-mail mag. De wet stelt geen vormvereiste aan een aanmaning of een ingebrekestelling — artikel 6:82 BW spreekt van een schriftelijke aanmaning, en e-mail geldt als schriftelijk. Wat telt is niet het kanaal, maar het bewijs: kunt u aantonen dat de brief is verstuurd en dat de inhoud voldoet? Bij post is dat traceerbaar met track & trace of aangetekend verzenden; bij e-mail moet u zelf iets opbouwen, want een gewone verzendbevestiging bewijst niet dat de klant de mail heeft ontvangen of geopend.

In de praktijk kiezen veel ondernemers voor een combinatie: e-mail voor de snelheid, en bij de volgende stap — de aanmaning of de ingebrekestelling — alsnog een aangetekende brief als het eerdere traject geen reactie opleverde. Dat is geen wettelijke verplichting, maar een manier om het bewijsrisico te dekken voor het moment dat het misgaat en u moet aantonen wanneer uw klant in verzuim is geraakt. Bewaar dus in elk geval de verzonden e-mail zelf, met datum en tijd, en vraag zo mogelijk om een leesbevestiging.

Verzuim ontstaat door de inhoud, niet door het kanaal

Artikel 6:82 BW regelt wanneer een schuldenaar in verzuim raakt: na een aanmaning waarin een redelijke termijn voor nakoming is gesteld, en die termijn is verstreken zonder betaling. Dit artikel benoemt de aanmaning als schriftelijk, maar koppelt geen extra eisen aan het verzendkanaal. Het gevolg is dat de bewijslast verschuift naar u als afzender: niet de wet, maar de praktijk van een eventueel geschil bepaalt of e-mail voldoende is. Datzelfde geldt voor de veertiendagenbrief bij consumenten, al is dat bij zakelijke klanten niet aan de orde — voor uw situatie als leverancier aan andere bedrijven blijft artikel 6:82 het aanknopingspunt, niet de aanvullende consumentenbescherming uit Boek 6 titel 4.