welke documenten moet ik klaarhebben voor ik het dossier overdraag

Compleet dossier: overeenkomst, facturen en het volledige brieventraject

Je hebt vier categorieën stukken nodig: de onderliggende overeenkomst of opdrachtbevestiging, de factu(u)r(en) met leverbewijs, het volledige brievendossier, en een overzicht van de opgebouwde kosten en rente. De overeenkomst of opdrachtbevestiging toont de rechtsgrond van de vordering. Het leverbewijs — pakbon, opleverrapport, urenstaat, e-mailbevestiging — toont dat de tegenprestatie is geleverd. Zonder die twee moet een incassobureau of deurwaarder alsnog bij jou langs voor bewijs, en dat vertraagt.

Het brievendossier is het deel waar de meeste overdrachten op struikelen. Nodig zijn: de eerste herinnering, de aanmaning, en — als het zover is gekomen — de ingebrekestelling, elk met verzenddatum en bij voorkeur verzendbewijs. Bij een zakelijke debiteur is er geen wettelijk verplichte veertiendagenbrief zoals bij een consument onder artikel 6:96 lid 6 BW, maar als je die termijnen wél hebt gebruikt en vastgelegd, versterkt dat het dossier. Voeg ook toe: de berekening van de buitengerechtelijke incassokosten volgens de staffel uit het Besluit vergoeding voor buitengerechtelijke incassokosten, de toegepaste peildatum, en eventuele reacties van de debiteur — een gedeeltelijke betaling, een betwisting, een verzoek om uitstel. Dat laatste is precies het soort feit dat een incassopartner nodig heeft om te bepalen of dit dossier kansrijk is voor een procedure. Wat je hier klaarzet, bepaalt grotendeels hoe snel de overdracht naar een incassobureau of deurwaarder verloopt.

Waar de bewijslast vandaan komt

De onderbouwing van dit overzicht volgt uit de systematiek van artikel 6:96 BW, dat de vergoeding van buitengerechtelijke kosten koppelt aan een aanmaning die daadwerkelijk is verstuurd, en uit de staffel van het Besluit vergoeding voor buitengerechtelijke incassokosten, die een berekening met peildatum vereist. Beide vragen om documentatie die aantoonbaar en dateerbaar is — vandaar dat verzendbewijs en dossieropbouw zo zwaar wegen bij wat je precies moet aanleveren aan een incassopartner.