kan ik een verzamelbrief maken voor meerdere onbetaalde facturen

Eén brief voor meerdere facturen kan, met een voorwaarde

Ja, een verzamelbrief voor meerdere onbetaalde facturen mag. Artikel 6:96 BW stelt geen eis dat er per factuur een aparte aanmaning uitgaat. Wat wel moet: elke factuur moet individueel herkenbaar zijn in de brief, met eigen factuurnummer, factuurdatum en openstaand bedrag. Een totaalbedrag zonder specificatie is niet voldoende — de schuldenaar moet per vordering kunnen zien waar hij aan toe is, want de veertien dagen en de incassokosten worden per vordering beoordeeld, niet over het totaal.

Let op als de facturen niet allemaal al opeisbaar zijn: alleen facturen waarvan de betaaltermijn al verstreken is, horen in deze brief. Zet je er een factuur bij die nog binnen de betaaltermijn valt, dan is de brief voor die factuur geen geldige veertiendagenbrief — met als gevolg dat je voor die specifieke vordering opnieuw moet aanmanen zodra hij wél opeisbaar is. Wanneer je precies mag beginnen met tellen, en of dat voor elke factuur op dezelfde dag start, lees je in vanaf welke dag tel ik de veertien dagen.

Grondslag: artikel 6:96 lid 6 BW en de staffel per vordering

Artikel 6:96 lid 6 BW verbindt de veertiendagentermijn aan de aanmaning die voorafgaat aan het in rekening brengen van incassokosten, en de kosten zelf worden berekend volgens de staffel uit het Besluit vergoeding voor buitengerechtelijke incassokosten — per hoofdsom, dus per factuur. Omdat de wet spreekt van "de vordering" en niet van een verzameling vorderingen, moet een verzamelbrief zo zijn opgesteld dat voor iedere afzonderlijke factuur duidelijk is welk bedrag openstaat en welke termijn geldt. Twijfel je of je bij deze klant überhaupt eerst een herinnering had moeten sturen voordat je aanmaant, dan lees je dat in moet ik altijd eerst een herinnering sturen of mag het sneller. En als er al een fout in een eerdere brief zat voordat je de verzamelbrief opstelt, is het de moeite waard eerst te checken via fout gemaakt in de aanmaning moet het traject opnieuw of dat gevolgen heeft voor deze nieuwe brief.