wat moet ik allemaal aanleveren als ik het dossier overdraag aan een incassopartner

Volledig dossier: overeenkomst, facturen, en de complete briefwisseling

Een incassopartner heeft het hele papieren spoor nodig: de overeenkomst of opdrachtbevestiging, de factu(u)r(en) met factuurdatum en vervaldatum, en alle correspondentie die daarna is gevoerd. Dat laatste is het belangrijkste onderdeel, want daarmee toont u aan dat de weg van artikel 6:96 BW is gevolgd: eerst de aanmaning, en bij een consument de veertiendagenbrief met de juiste inhoud en een reële betaaltermijn. Zonder bewijs dat die brief is verstuurd en wanneer, kan een incassopartner niet onderbouwen dat de incassokosten volgens het Besluit vergoeding voor buitengerechtelijke incassokosten mogen worden gevorderd.

Verzamel daarnaast de bewijzen van verzending en ontvangst: verzenddata, eventuele track-and-trace of leesbevestigingen, en reacties van de klant zoals betalingstoezeggingen, deelbetalingen of betwistingen. Is er een betalingsregeling geweest, dan hoort ook die afspraak en de nakoming (of het uitblijven daarvan) erbij — dat bepaalt vaak het vervolg van het traject. Noteer verder eventuele rentetermijnen die al zijn gaan lopen, en houd de peildatum aan die bij de laatste berekening is gebruikt, zodat de incassopartner niet opnieuw vanaf nul moet rekenen. Wat u precies aan financiële onderbouwing meegeeft over kosten en rente, hangt samen met hoe u aan al uw openstaande facturen overzicht houdt — een dossier dat goed is bijgehouden, is sneller compleet.

Waar de bewijsplicht uit volgt: artikel 6:96 BW

De verplichting om aan te tonen dat de aanmaning of veertiendagenbrief daadwerkelijk is verstuurd, volgt uit artikel 6:96 lid 6 BW: incassokosten zijn pas verschuldigd als deze brief is gestuurd en de termijn ongebruikt is verstreken. Het Besluit vergoeding voor buitengerechtelijke incassokosten geeft de staffel waarmee het bedrag wordt berekend, maar die berekening staat pas op vaste grond als het bewijs van de brief er ook is. Wat er precies nog bij moet als het dossier zelf al compleet lijkt, staat beschreven bij de stukken die nodig zijn om het dossier over te dragen aan een incassobureau.