klant heeft betaald tijdens het traject moet ik nog iets doen

Klant heeft betaald: check het bedrag, sluit dan het dossier

Als je klant tijdens het traject alsnog betaalt, is het eerste dat je doet: controleren of het volledige bedrag binnen is. Niet alleen de hoofdsom, maar ook de rente en de incassokosten die op dat moment volgens de staffel van het Besluit vergoeding voor buitengerechtelijke incassokosten opeisbaar waren. Betaalt de klant precies het bedrag van de laatste brief, dan is dat meestal compleet. Betaalt hij een ouder bedrag — bijvoorbeeld alleen de hoofdsom uit de eerste herinnering — dan kan er een verschil open blijven staan, omdat de kosten en rente in de tussentijd zijn opgelopen.

Is het bedrag volledig, dan hoef je verder niets te doen: geen vervolgbrief versturen, geen termijn meer bewaken. Het dossier is afgerond. Is het bedrag niet volledig, dan bepaal je zelf of je het verschil nog opeist of laat gaan — daarvoor bestaat geen vaste regel, dat is een keuze die bij jou als schuldeiser ligt. Wil je precies weten hoe je dit soort dossier netjes afsluit, inclusief wat je bewaart voor je administratie, dan staat dat uitgewerkt op de pagina over hoe je een dossier na betaling goed afrondt. Heb je meerdere klanten die niet betalen en wil je die dossiers apart houden, dan is het overzicht op hoe je al je openstaande facturen bijhoudt daarbij handig.

Waarom het bedrag bepalend is, niet de betaling zelf

Artikel 6:96 van het Burgerlijk Wetboek Boek 6 regelt welke incassokosten en rente een schuldeiser mag rekenen boven op de hoofdsom, en de staffel uit het Besluit vergoeding voor buitengerechtelijke incassokosten bepaalt de hoogte daarvan op elk moment in het traject. Een betaling beëindigt de vordering pas als ze dat volledige, op dat moment berekende bedrag dekt. Daarom is de vraag niet "heeft de klant betaald", maar "heeft de klant het juiste bedrag betaald" — en dat volgt rechtstreeks uit die berekening, niet uit een aparte regel over betalingen tijdens het traject.