wat moet ik aan de rechter laten zien als bewijs van de veertiendagenbrief

De rechter wil de brief zelf én het bewijs van verzending

U levert twee dingen aan: de veertiendagenbrief zelf, en het bewijs dat die brief de debiteur ook echt heeft bereikt of in elk geval is verstuurd. Alleen de tekst van de brief is niet genoeg — artikel 6:96 lid 6 BW eist dat de aanmaning tot betaling binnen veertien dagen is gedaan, en de rechter toetst of dat aantoonbaar is gebeurd, niet alleen of u het beweert. Een verzendbewijs (track & trace van PostNL, een verzendbevestiging van uw systeem, of een leesbevestiging bij e-mail) is daarvoor het sterkste stuk. Ontbreekt dat, dan telt ook een consistente administratie: de datum waarop de brief is aangemaakt en verstuurd, terug te zien in uw dossier of debiteurenoverzicht.

Heeft u geen verzendbewijs, dan is de zaak niet meteen verloren, maar de bewijspositie wordt zwakker. Een verklaring dat u de brief "altijd per post verstuurt" wordt door rechters wisselend beoordeeld; sommigen accepteren een combinatie van postdatum en factuurdatum als aannemelijk bewijs, anderen vragen net dat ene tastbare stuk. Wie dit soort dossiers vaker behandelt, doet er goed aan om vanaf nu structureel te zorgen dat het overzicht van openstaande facturen ook de verzenddata van elke brief bevat, zodat een volgende procedure niet weer op losse eindjes hangt.

Waar dit uit volgt: artikel 6:96 lid 6 BW

De verplichting om vóór het in rekening brengen van incassokosten een veertiendagenbrief te versturen, staat in artikel 6:96 lid 6 van het Burgerlijk Wetboek. De bepaling zelf noemt geen vaste bewijsvorm — het is aan de schuldeiser om aannemelijk te maken dat de aanmaning is verzonden en de termijn is verstreken voordat de kosten zijn berekend volgens de staffel uit het Besluit vergoeding voor buitengerechtelijke incassokosten. Bij het overdragen van een dossier aan een incassopartner is het daarom raadzaam om vooraf te checken welk bewijs nodig is voor een goede overdracht, zodat dezelfde stukken die de rechter nu vraagt, ook al klaarliggen voor een volgende stap in het traject.