welke stukken moet ik verzamelen voordat ik het dossier overdraag

Wat een incassobureau of deurwaarder nodig heeft

Een compleet dossier bestaat uit vier onderdelen: de overeenkomst, de factuur, het verzuim en de correspondentie. De overeenkomst of opdrachtbevestiging laat zien dat er een afspraak was en tegen welke voorwaarden. De factuur toont het bedrag en de vervaldatum. Het verzuim (artikel 6:81 tot en met 6:83 BW) moet aantoonbaar zijn: meestal via een aanmaning met een redelijke termijn, of via een contractuele vervaldatum die verzuim automatisch laat intreden. De correspondentie — herinnering, aanmaning, ingebrekestelling, en de reacties van de klant — laat de opbouw van het traject zien.

Daarnaast wil een opvolgende partij de renteberekening en de vergoeding van 40 euro apart terugvinden: niet als los bedrag, maar met de peildatum waarop de handelsrente is gaan lopen en de dagen waarover die berekend is. Bewijs van bezorging — een verzendbevestiging of leveringsbon — is waardevol als de klant later beweert dat hij niets ontvangen heeft. Ontbreekt een stuk, bijvoorbeeld de originele opdrachtbevestiging? Dan is dat op zichzelf geen reden om niet over te dragen; het dossier gaat mee met wat er is, en de ontvangende partij bepaalt of dat voldoende is om verder te gaan.

Waarom dit uit het verzuim en de richtlijn volgt

De eis dat verzuim aantoonbaar is, volgt uit artikel 6:81 tot en met 6:83 van het Burgerlijk Wetboek: zonder aangetoond verzuim is er geen wettelijke basis voor de vervolgstappen. De vergoeding van 40 euro en de handelsrente komen uit Richtlijn 2011/7/EU; omdat die vergoeding en rente aan een peildatum en een berekeningswijze gebonden zijn, moet de onderbouwing daarvan meegaan, niet alleen de uitkomst. Wat je precies moet aanleveren als het dossier naar een incassopartner gaat, staat uitgewerkt op de pagina over welke stukken nodig zijn bij overdracht aan een incassobureau. Heb je meerdere klanten die niet betalen en wil je dossiers gebundeld overdragen, kijk dan bij meerdere dossiers tegelijk overdragen.