mag ik de veertiendagenbrief gewoon per mail versturen

E-mail mag, als je het bewijs kunt leveren

Ja, de veertiendagenbrief mag per e-mail. Artikel 6:96 lid 6 BW eist geen aangetekende post en geen specifiek verzendmiddel. Waar het om gaat is dat de brief de schuldenaar daadwerkelijk kan bereiken, en dat jij als schuldeiser kunt aantonen dat en wanneer je hem verstuurd hebt. Bij een zakelijke klant die aan grotere bedrijven levert, is e-mail in de praktijk vaak zelfs sneller en makkelijker te bewaren dan een brief op papier.

Het risico zit niet in het medium, maar in het bewijs. Een gewone e-mail zonder leesbevestiging is lastig hard te maken als de klant straks beweert niets ontvangen te hebben. Bewaar daarom de verzonden e-mail, eventueel met een leveringsbevestiging, en overweeg om dezelfde brief ook per post te versturen — niet omdat de wet dat vraagt, maar omdat het je positie sterker maakt als het later tot een geschil komt. Dat samenspel van snelheid en bewijsbaarheid is precies waarom veel ondernemers ervoor kiezen om beide kanalen tegelijk te gebruiken. Voor de vraag of een aanmaning per mail of per post moet geldt dezelfde redenering, dus die twee brieven kun je qua verzendwijze gelijk behandelen.

Waar dit uit blijkt: artikel 6:96 lid 6 BW

Artikel 6:96 lid 6 van het Burgerlijk Wetboek Boek 6 schrijft voor dat er bij een consument pas incassokosten in rekening gebracht mogen worden nadat de veertiendagenbrief is verstuurd en die termijn ongebruikt is verstreken. De wet noemt geen vormvereiste voor de verzending zelf — geen verplichting tot aangetekende post, geen verplicht papieren exemplaar. Het Besluit vergoeding voor buitengerechtelijke incassokosten regelt de hoogte van de kosten en het minimumbedrag, maar zegt niets over de verzendwijze van de brief. De kern van artikel 6:96 lid 6 BW is dus de inhoud en het bereik van de brief, niet het kanaal. Let wel op vanaf welke dag de termijn precies loopt: dat bepaalt namelijk of je de kosten al in rekening mag brengen. Bekijk daarvoor vanaf welke dag je de veertien dagen telt.