klant heeft alsnog betaald, hoe sluit ik het traject netjes af

Traject stopzetten zodra het bedrag binnen is

Zodra de betaling op je rekening staat, sluit je het dossier af: je stuurt geen volgende brief meer en je onderneemt geen verdere stap. De klok die bij elke brief liep, heeft dan geen functie meer — die was er om te bewaken tot betaling, en die betaling is er nu. Check wel of het volledige bedrag is bijgeschreven: hoofdsom, en waar van toepassing de rente en de incassokosten uit de staffel van het Besluit vergoeding voor buitengerechtelijke incassokosten. Is er alleen de hoofdsom betaald en ontbreken de kosten die je terecht in rekening bracht, dan loopt dat deel van de vordering strikt genomen nog door.

In de praktijk kiezen veel ondernemers er dan voor om het verschil niet verder te vervolgen, zeker als het om een klein bedrag gaat — dat is een eigen afweging, geen juridische verplichting. Wil je die overweging maken tegen de achtergrond van je totale administratie, dan helpt het om te kijken hoe je overzicht houdt over al je openstaande facturen: zo zie je in één keer of dit de enige klant is met een rest-bedrag, of dat er een patroon zit in wie wel en wie niet volledig betaalt. Was je traject al onderweg naar de volgende fase, dan is het ook goed te weten wat je had moeten meenemen als je de vordering uit handen had gegeven — die stap vervalt nu, maar de dossieropbouw die je daarvoor deed, is niet voor niets geweest: bewaar hem, voor het geval er onverwacht toch nog iets misgaat met de betaling, zoals een terugboeking.

Waarom stopzetten volstaat: artikel 6:96 BW

Het recht op incassokosten en rente ontstaat op grond van artikel 6:96 van het Burgerlijk Wetboek Boek 6, en dat recht vervalt niet vanzelf door betaling — het is vervuld. Er staat geen verplichting in de wet om na betaling nog een bevestiging of kwijting te sturen; dat doe je alleen als je dat zelf voor je eigen administratie prettig vindt.